E-Mailarchivierung

E-Mails schnell und revisionssicher archivieren.

Sie kennen das: Da die heutige Unternehmenskommunikation zu einem Großteil per E-Mail erfolgt, führt eine geradezu unüberschaubare Masse an ein- und ausgehenden E-Mails zu überfluteten Postfächern. Das führt häufig zu Stress. Für den Anwender selbst, für den es immer schwieriger wird, das E-Mail-Aufkommen zu managen und die benötigten Nachrichten in angemessener Zeit wieder zu finden. Für die IT, deren Mailserver und Storage-Systeme diese Menge schließlich sicher und übersichtlich archivieren müssen. 

Hinzu kommt, dass Unternehmen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen geschäftsrelevanter E-Mail-Inhalte einhalten müssen. So ist es wichtig, E-Mails auf Jahre rechtssicher aufzubewahren, damit Steuer- oder Betriebsprüfer jederzeit Zugriff auf die Daten erlangen können.

Unternehmen stehen hiermit schon bei der herkömmlichen E-Mail-Kommunikation vor zwei großen Herausforderungen: Eine sichere und übersichtliche Archivierung der E-Mails und eine gesetzeskonforme Aufbewahrung müssen gewährleistet sein.

Wer trägt die Verantwortung?

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommen diese ihrer Pflicht nicht nach, können in schweren Fällen sogar Freiheitsstrafen drohen.

Unsere Leistungen des Cloud Services

Von der Beratung und Planung bis hin zur Implementierung und anschließenden Betreuung Ihrer E-Mail-Archivierungslösung begleiten wir Sie und analysieren die in Ihrem Unternehmen vorhandenen internen Arbeitsprozesse, die von den gesetzlichen Vorgaben betroffen sind.

Wir beraten Sie ausführlich und individuell, um alle Aspekte bei der Einführung Ihrer E-Mailarchivierungslösung zu beachten.

Vorteile, die für MailStore sprechen:

  • Die gesetzlichen Anforderungen werden erfüllt
  • eine schnelle Suche für alle Anwender wird ermöglicht
  • ein vollständiger Schutz vor Datenverlusten wird gewährleistet
  • der E-Mail-Server wird dauerhaft entlastet

Technische Herausforderungen

Das Managen von E-Mails ist eine komplexe Herausforderung und kann Administratoren vor große Probleme stellen. Nicht zu vernachlässigen, der ständige Druck, IT-Kosten senken zu müssen. In Anbetracht dieser Fakten wird schnell deutlich, dass die Implementierung einer E-Mail-Managementlösung eine erforderliche und sinnvolle Investition ist.

Diese Lösung muss vor allem gewährleisten, dass die E-Mail-Daten revisions- und rechtssicher gehalten, also nachweislich unveränderbar archiviert werden müssen. Des Weiteren ist es möglich, auf Speichersysteme zurückzugreifen, die eine Veränderung der Daten nicht oder nur versioniert zulassen. Jede Änderung kann demzufolge protokolliert und nachvollzogen werden.

Unsere Lösung

MailStore ist eine E-Mail-Archivierungslösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Mit dieser Lösung können Unternehmen alle Vorteile der modernen E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Des Weiteren haben die Anwender die Möglichkeit, über Microsoft Outlook, Web Access oder mobil auf ihre E-Mails zuzugreifen und diese sehr schnell zu durchsuchen.

Rechtliche Anforderungen zur E-Mail Archivierungspflicht

Ein Gesetz allein deckt die gesetzlichen Regelungen zur Archivierung von E-Mails nicht ab. Vielmehr muss man sich die entsprechenden Regelungen zusammensuchen. Dies könnte auch ein Grund dafür sein, dass sich viele Unternehmer nicht darüber im Klaren sind, dass der Gesetzgeber sie in bestimmten Fällen konkret zur Errichtung einer effizienten und vor allem sicheren Archivierung von E-Mails bereits verpflichtet hat. Nur wer den Überblick über die relevanten rechtlichen Anforderungen hat und ein entsprechendes Sicherheitskonzept verfolgt, kann sich  vor gesetzliche Konsequenzen schützen.

Folgende rechtliche Vorgaben sind daher im Zusammenhang mit der E-Mail Archivierungspflicht zu nennen:

Unsere Kunden Ein kleiner Auszug aus unserer Referenzliste